¿Cómo implementar con éxito una solución EPM?

Elegir la solución EPM adecuada: un desafío fundamental

Antes incluso de hablar de despliegue, aún necesitas elegir cuidadosamente tu solución EPM. La variedad de ofertas disponibles requiere una selección rigurosa, basada en las necesidades reales de tu empresa.

El primer criterio para elegir es la adecuación entre la herramienta y las especificidades empresariales de la empresa. Una solución de EME debe ser capaz de adaptarse a los procesos internos, modos de gobernanza y objetivos estratégicos de la organización. Por tanto, su flexibilidad es esencial, al igual que su capacidad para integrarse fácilmente con los demás bloques básicos de un sistema de información.

La experiencia del usuario es otro punto central. Cuanto más intuitiva sea la interfaz, más fluida será la adopción. De igual modo, la disposición a producir análisis relevantes, paneles personalizables y escenarios avanzados de ‘qué pasaría si’ es una garantía de valor añadido.

Por último, se debe tener en cuenta la sostenibilidad del editor, la calidad del soporte ofrecido (integración, soporte, formación) y la compatibilidad con los estándares de seguridad y cumplimiento.

Hitos de la implementación: de la visión a la realidad

El éxito de un proyecto de EPM se basa en una metodología rigurosa, estructurada en varias fases.

1. El alcance del proyecto

Este es un paso estratégico, a menudo decisivo. Consiste en:

• definir claramente los objetivos del proyecto;
• Identificar los grupos de interés;
• Analizar los procesos existentes.
• formalizar las necesidades.

Este encuadre debe ser colaborativo, para involucrar desde el principio a los departamentos de negocio implicados.

2. Configuración y despliegue

En función del alcance, el equipo del proyecto configura la solución:

• modelado de procesos;
• definición de indicadores;
• Integración de datos.

Esta fase implica pruebas regulares, con retroalimentación rápida de los usuarios piloto. Puede llevarse a cabo de forma gradual (despliegue en lotes o por alcance) o globalmente, dependiendo de la estrategia adoptada.

3. Pruebas, aceptación y lanzamiento

Antes del despliegue final de la solución EPM, las fases de prueba son esenciales para validar la fiabilidad de los cálculos, la calidad de las interfaces y el cumplimiento de las necesidades expresadas. Este periodo también es una oportunidad para entrenar a los primeros usuarios, de modo que estén plenamente operativos en el momento del lanzamiento.

Garantizar la aceptación del equipo: una palanca para el éxito que a menudo se subestima

Si la tecnología es la columna vertebral del proyecto, las personas son la fuerza motriz. Demasiados proyectos EPM fracasan o se estancan debido a la baja propiedad por parte de los usuarios finales.

Existen muchos obstáculos para la adopción: resistencia al cambio, apego a herramientas históricas, falta de conocimiento de los beneficios proporcionados o sensación de exclusión del proceso de toma de decisiones. Para contrarrestar estos riesgos, existen varias palancas:

• Involucrar a los usuarios clave desde el principio: participan en la definición de necesidades, validan las elecciones funcionales y se convierten en los relevos del proyecto para sus equipos.
• Adopta un enfoque de «Formar al formador»: formar referentes internos que luego serán responsables de difundir conocimientos y buenas prácticas a sus colegas.
• Establecer comunicación interna regular: compartir el progreso del proyecto, demostrar prototipos o modelos, ayudar en la apropiación gradual de la solución EPM.

La membresía no puede ser decretada. Se está construyendo, con pedagogía y transparencia.

Gestionar el rendimiento del proyecto y mantener el impulso

Una vez que el proyecto se despliega, el trabajo no termina ahí. Para garantizar que la solución EPM continúe aportando valor a lo largo del tiempo, es esencial contar con un seguimiento regular de los resultados.

Esto comienza definiendo indicadores de rendimiento (KPI) relacionados con el uso de la herramienta:

• tasa de conexión;
• frecuencia de actualizaciones de datos;
• calidad de los informes;
• Satisfacción del usuario.

Estos indicadores permiten detectar cuellos de botella, pero también ajustar ajustes e identificar necesidades adicionales.

Además, se recomienda encarecidamente un enfoque de mejora continua. Organizando reuniones regulares con los usuarios, aprovechando los comentarios y integrando los desarrollos estratégicos de la empresa, así es como la solución EPM se mantiene alineada con las expectativas del sector.

Por último, se pueden ofrecer sesiones de formación continua o coaching personalizadas para apoyar a los recién llegados o fortalecer las habilidades de usuarios avanzados.

El éxito de un proyecto EPM depende tanto de la calidad de la solución técnica como de la estrategia de despliegue adoptada. No basta con implementar una herramienta potente, sino con asegurarse de que sea comprendida, aceptada y utilizada por los equipos.

Desde la fase de selección hasta la gestión del cambio, incluyendo la gestión del rendimiento post-despliegue, cada paso cuenta. Por eso el apoyo de expertos, tanto técnicos como funcionales, como VISEO, puede marcar toda la diferencia.